الخميس    28-01-2021م
غلاف العدد
العدد: 152 - رمضان/شوال 1432هـ-سبتمبر
الأعداد السابقة
استطلاع
إلى أي مدى تتفق أن يكون برنامج نطاقات آلية قوية لتوطين الوظائف؟

  أتفق تماما
 لا أتفق
 لا اعلم

كيف نجري التدريب الفعال في نظم إدارة الجودة بالمنشأة؟
تاريخ النشر : 17-09-2011 م
لسنا في حاجة للتأكيد على أهمية عملية التدريب المستمر للعناصر البشرية بالمنشآت ومنظمات الأعمال صناعية كانت أو خدمية، وتابعة للقطاع الحكومي أو الخاص أو المشترك أو الأهلي، والمقصود بالعناصر البشرية هنا هم القوى البشرية الإدارية  المسؤولة عن إدارة المنشآت أو تلك  المسؤولة عن كافة أنشطة العمل الداخلية مباشرةً  وطوال مراحل عملية إنتاج السلعة الصناعية Productأو عملية تقديم الخدمة Service.  
وفي هذا المقال سنقدم للقارئ الكريم نموذجًا مبسطًا لإجراء التدريبTrainingProcedure  والذي لابد من توافره أو ماشابهه في أي منشأة حاصلة على أي شهادة دولية لتطبيقها  أيًا من نظم إدارة الجودة QualityManagementSystems  أوتسعى للحصول على مثل تلك الشهادات من أي من جهات منح الشهادات أو جهات الاعتماد الدولية.
ومع الإجراء توجد نماذج Formsمرفقة هامة... والمفيد من هذا العرض هو إثارة انتباه الإخوة المديرين التنفيذيين والإخوة المسؤولين عن التدريب والبحوث والتطوير وكل من يهمهم الأمر  بأي منشأة، نحو مكونات هذا الإجراء والنماذج الواجب تعبئتها والاحتفاظ بها والتي ستتحول لتكون سجلات Recordsيمكن التدقيق عليها والاستعانة بها في تحليل نقاط القوة والضعف ومصادر الخطر وفرص التحسين المتاحة بالمنشأة.
وقبل استعراض نموذج مبسط لإجراء التدريب ومرفقاته، أرجو إحاطة القارئ الكريم بأن الجودة الحقيقية ليست في تعبئة النماذج الورقية بالمعلومات وتخزينها طبقًا لروتين العمل اليومي وإنما الجودة  تعني اختيار جهة تدريب ومدربين محترفين وأصحاب خبرات مسجلة وموثقة فعلاً وعمليًا، وتشجيع العاملين على تسجيل مشاركاتهم في تقييم أعمال التدريب بكل أريحية ودون ضغوط من أي نوع ودون أي صورة من صور تعارض المصالح، للوصول إلى النتائج الصحيحة والمؤشرات التي تساعد إدارة المنشأة في تحقيق تدريب فعال ومفيد يزيد من إنتاجية العاملين ويرتقي بقدراتهم الثقافية والمهارية والاحترافية ويستثمر قدرات المنشأة أفضل استثمار بما يعود بأكبر الأرباح المالية المستهدفة لجميع الأطراف.
ومثال للبيانات الواجب توافرها على الصفحة الرئيسية والأولى من صفحات الإجراء عند كتابته وتصميمه مايأتي:
العدد(1) لرقم الإصدار يعني أن هذا هو الإصدار الأول  للوثيقة – والعدد (صفر)  للتعديل أو المراجعة  تعني أنه لم يتم تعديل هذه الوثيقة بعد إصدارها واعتمادها (ورقم الإصدار والتعديل وتواريخهما يجب طباعتها على كل ورقة أو صفحة من صفحات الإجراء).
(يتم طباعة اسم المنشأة وعنوانها باللغة العربية أو الإنجليزية أو كلاهما)
إجراء التدريب
TrainingProcedure
بيان التعـديل والتوزيع
أولاً: بيان التعديل وهو عبارة عن جدول بسيط من أربعة أعمدة، الأول يوضح تاريخ التعديل أو المراجعة، والثاني الرقم المسلسل لهذا التعديل، والثالث لتوضيح طبيعة التعديل، والرابع لتحديد أرقام الصفحات التي جرى بها التعديل، والغرض هو تسجيل أية تعديلات تتم على صفحات هذا الإجراء بعد اعتماده)
ثانيًا: بيان التوزيع (المقصود به  تسجيل اسم الإدارات الداخلية بالمنشأة والتي تسلمت نسخة من هذا الإجراء للعمل بموجبه)
1- الغرض من الإجراء Purpose:
يهدف هذا الإجراء إلى وضع آلية للتدريب لرفع كفاءة ووعي العاملين نتيجة الحصول على التدريب الكافي المناسب طبقًا للمهام الموكلة إليهم وذلك في مجال تخصصهم أومجال له علاقة بتخصصهم.
2- مجال التطبيق Scope:
يطبق هذا الإجراء على جميع العاملين بالمنشأة
3- الإجراءات التنفيذية  Procedures  Executive:
•يقوم المشرف على التدريب بتحديد الاحتياجات التدريبية وإدراجها فى الخطة السنوية بعد موافقة مدير المنشأة  عليها.
•يمكن لكل مسئول في أي من إدارات وأقسام المنشأة تحديد الاحتياجات التدريبية للعاملين لديه إن وجدت.
•يتم إرسال هذه الاحتياجات إلى مشرف التدريب،
•يقوم مشرف التدريب بإدراج تلك الاحتياجات في الخطة السنوية للتدريب في حالة موافقته عليها وتعتمد من مدير المنشأة.
•في حالة التدريب الداخلي أو الخارجي يقوم المتدرب بتقديم تقرير إلى مشرف التدريب عن الدورة التدريبية التي حضرها  متضمنًا الجوانب الإيجابية والسلبية ومقترحات التطبيق في مجال عمله على نموذج تقييم التدريب.
•يقوم مشرف التدريب بإرسال نموذج تقييم متدرب  إلى الإدارة المختصة والتابع لها المتدرب لاستيفاء بيانات النموذج خلال ثلاثة  أشهر من انتهاء الدورة التدريبية، ثم يعاد إلى مشرف التدريب.
•عند الاحتياج التدريبي لبرامج خاصة بأي قسم أو إدارة من إدارات المنشأة  أو برامج تدريبية لتأهيل الأفراد الذين  تؤثر أعمالهم على فاعلية وجودة المنتجات أو الخدمات التي تقدمها المنشأة للأسواق وجمهور المستهلكين وزبائن المنشأة  أو برامج تدريب للعاملين الجدد ولم ترد بالخطة المعتمدة فيمكن إضافته إلى خطة التدريب السنوية في النموذج المحدد لذلك  بمعرفة مشرف التدريب ومديرالمنشأة 
•يقوم مشرف التدريب بإعداد تقرير سنوي عن موقف التدريب بالمنشأة  وإرساله إلى مدير المنشأة لعرضه   في مراجعات الإدارة الدورية  كأحد مدخلات هذا الاجتماع.
•يقوم مشرف التدريب بحفظ سجلات هذا الإجراء طبقًا لإجراء التحكم في السجلات بالمنشأة.
•يحتفظ مشرف التدريب بسجل خاص لكل فرد يشمل المستوى التعليمي والخبرات والمهارات.
4- السجلات Records: وتشمل عددًا من السجلات أهمها: سجل تدريب فرد وخطة التدريب السنوية وسجل لتقييم كل عملية تدريبية فور انتهائها وسجل لتقييم المتدرب بعد عودته لمقر عمله لتحديد مدى استفادته من هذا التدريب، وسجل مبدئي لإثبات كفاءة الجهة القائمة بالتدريب وتبرير مقبول وموثق لسبب اختيارها دون غيرها.
•ويشمل سجل تدريب الفرد بيانات توضح الاسم وتاريخ الميلاد والمؤهل الدراسي ومسمى الوظيفة التي يشغلها والخبرات السابقة له واسم كل دورة تدريبية حضرها وتوقيتها ومكان انعقادها ومدى الاستفادة منها.
•وأما خطة التدريب السنوية فهي جدول يغطي شهور السنة الكاملة ويتم توزيع عدد من البرامج التدريبية الهامة والمطلوبة لمنسوبي المنشأة فيه على مدار العام، ويجب اعتماد هذه الخطة بالتوقيع عليها من المسؤولين عن التدريب ومن مدير عام المنشأة.
•وأما سجل تقييم كل برنامج تدريبي فهو نموذج بسيط يحتوي على عدة أسئلة،  ويتم تسليمه لكل متدرب بعد انتهاء التدريب الذي حضره ليجيب بنفسه على عدة أسئلة ومنها على سبيل المثال: ماالاستفادة التي حصلت عليها من هذا التدريب  وماأسباب الإستفادة؟ وهل كان موضوع التدريب حيويًا بالنسبة لمجال عملك؟ وهل كان العرض شيقًا؟ وكيف تصف كفاءة المدرب؟ وهل اكتسبت معلومات جديدة من هذا التدريب؟ وماهو رأيك في المادة العلمية المقدمة: هل هي كافية أو غير كافية؟ هل حقق البرنامج التدريبي توقعاتك واحتياجاتك: كلها أو جزء كبير منها أو جزء لابأس به أو لم يحقق شيئًا على الإطلاق؟ وهل حصلت على حلول لمشاكل عملية تواجهك؟ ما هي إن أردت ذكرها؟ ما هي النواحي التي يمكن أن تطورها في عملك نتيجة حضورك هذا البرنامج؟ هل الترتيبات والتجهيزات في موقع البرنامج التدريبي من أثاث وإضاءة وهدوء ومكيفات للتهوية  وخدمات مختلفة حققت لك الراحة أثناء التدريب؟ وهل ترغب في تقديم أي مقترح لمساعدة المنشأة في تلبية احتياجاتكم التدريبية على أفضل  وأكفأ مستوى؟
•وأما سجل تقييم المتدرب فهو نموذج يتولى مسؤول التدريب توزيعه على الرؤساء المباشرين لكل مستوى وظيفي لمنسوبي المنشأة من  مديري الإدارات أو مديري العموم  مدون به اسم المتدرب الذي حضر برنامجًا تدريبيًا، واسم هذا البرنامج التدريبي وتوقيته ومكانه، ثم تقييم المدير المسؤول لحجم الاستفادة أو حجم التطور والتحسين على أداء ومهارات وإمكانيات مرؤسيه بعد حضور التدريب، ثم اعتماد وتوقيع المدير المسؤول عن هذا التقييم وإعادته لمسؤول التدريب الذي يستعين بهذه السجلات في التقييم العام لعمليات التدريب في المنشأة وعمل أية إحصائيات والاستفادة من هذا التقييم عند تخطيط خطط التدريب التالية  والجديدة وسواء كانت قريبة أو بعيدة المدى وسواء داخل المنشأة أو خارجها.
•وأما سجل إثبات كفاءة جهة التدريب وتبرير سبب اختيارها دون غيرها  فيشمل كل المعلومات عن جهة التدريب وسابقة أعمالها ومؤهلات وخبرات المدربين بها من خبراء ومستشارين لتتجنب المنشأة الاختيار الخاطئ والمعتمد على عوامل تجارية ومالية ومظهرية وتضارب وتعارض المصالح  تضر بالعملية التدريبية، وعليه تستطيع المنشأة  اتخاذ الإجراءات التصحيحية والوقائية المناسبة لتأتي عمليات التدريب ناجحة  وفعالة ومحققة لجميع أهدافها  المرجوة وتتجنب المنشأة تبديد جهدها  ووقتها  ومالها في أعمال تدريبية ضعيفة المردود  وقليلة الفائدة وعديمة الجدوى.
  • print
  • email
  • comment
إرسال الموضوع إلى صديق
اسمك: بريدك:
اسم صديقك: بريد صديقك: