الأربعاء    21-08-2019م
غلاف العدد
العدد: 166 - ذو الحجة 1433هـ / نوفمبر 2012م
الأعداد السابقة
استطلاع
إلى أي مدى تتفق أن يكون برنامج نطاقات آلية قوية لتوطين الوظائف؟

  أتفق تماما
 لا أتفق
 لا اعلم

إدارة الاجتماعات والتقنيات الرقمية
تاريخ النشر : 24-10-2012 م
أحدثت التقنيات الرقمية ثورة على الطرق التقليدية في تبادل المعلومات، مما أدى إلى تقليص المسافات بين الأفراد في جميع أنحاء العالم وتقليل الحاجة للسفر. وساهمت التقنيات الرقمية في خلق فضاء هائل من المعرفة المتعددة المصادر. وأصبحت الحاجة ملحة لتوظيفها في إدارة الاجتماعات. وللفيديو كنفر انس والمؤتمرات الصوتية ومواقع التواصل الاجتماعي (الفيس بوك والتويتر والمدونات وغيرها) واليوتيوب دور كبير في عقد اجتماعات فعالة، بالإضافة إلى شبكات الإنترنت والهواتف النقالة كان لها مساهمة كبيرة في تسهيل عقد الاجتماعات بين الشركات المحلية والعالمية وبين الأفراد فيما بينهم ويتسارع الأفراد لتعلم تلك التقنيات حتى يستطيع استخدامها والاستفادة منها في اجتماعاته بسهولة ويسر. ولقد سببت جودة وسهولة استخدام حلول التواصل الجديدة عبر الفيديو تزايدًا في الطلب على استخدام اجتماعات الفيديو الداخلية والخارجية بالإضافة إلى مبادرات السفر الجديدة حيث يمكن الآن الاستعلام عن أي حجز للسفر لمعرفة إذا كان المسافر قد فكر في استخدام الاتصال عبر الفيديو بدلًا من السفر.
وتكتسب الاجتماعات البعدية السمعية والسمعية-المرئية والمؤتمرات السمعية والفيديوية أهمية كبيرة في مجتمع اليوم. ويستخدم مصطلح «اجتماع بعدي» في هذا السياق بدلًا من مؤتمر بعدي للتأكيد على أن الاجتماع كثيرًا ما يكون أكثر مرونة وتفاعلية من مؤتمر الأعمال.
وأصبحت هذه الاجتماعات شائعة بشكل متزايد في حالات الاستعمال الخاص، مثلًا عند تواصل الأسر عبر مسافات شاسعة.ويمكن تنظيم هذه الاجتماعات البعدية لتكملة الاجتماعات الحضورية وتقليل مدة السفر وتكاليفه.
العوالم الافتراضية في إدارة الاجتماعات
أعلنت شركة بوليكوم المتخصصة في مجال الاتصالات الموحدة المبنية على المعايير المفتوحة، وهي الرائدة عالميًا في مجالات الوجود عن بعد والفيديو والصوت عن إطلاق بوليكوم ريل بيزنس موبايل 1.3 وهو التحديث الأخير لبرنامج الفيديو النقال الذي يسمح بالعمل على الهواتف النقالة والذكية وأجهزة الأيباد الجديدة، بالإضافة إلى ميزة مبتكرة وهي التحكم عن بعد بالكاميرا الموجودة على الطرف الآخر من مكالمة الفيديو، مما يسمح للمستخدم بإجراء عمليات التقريب والتحريك الأفقي والعمودي للكاميرا للحصول على أفضل وضعية للرؤية سواء بالنسبة للموضوع أو المكان. وتكتسب هذه الميزة أهمية خاصة في العديد من تطبيقات السوق الرأسية مثل الرعاية الصحية، من أجل تقديم استشارات أكثر تعمقًا للمرضى وغيرها.
و أعلنت شركة بوليكوم عن تحسينات على منصة بوليكوم ريل بيزنس من حيث البنية التحتية البرمجية من أجل تعزيز وتوسيع نطاقها بنسبة 100%. وتسمح حلول بوليكوم ريل بيزنس موبايل للعملاء بتوسيع نطاق استخدام الاتصال عبر الفيديو إلى ما يتجاوز غرفة الاجتماعات والاتصال بسهولة في بيئات الفيديو الافتراضية الأخرى التي تعتمد المعايير في أي مكان من العالم.
 وتسعى الشركة على الدوام بتوسيع نطاق انتشار الاتصال الآمن عبر الفيديو بحيث يدعم جميع الأجهزة وأنظمة التشغيل والبروتوكولات والشبكات وخاصة مع النمو المتنامي للموظفين نحو إحضار أجهزتهم الشخصية إلى مكان العمل. وسوف يتوفر تطبيق ريل بيزنس موبايل للتحميل مجانًا في مخزن تطبيقات آبل لأجهزة الآيباد الجديدة والأيفون 4S، وغيرها من الأجهزة الذكية.
ولقد تمكنت هذه الشركة في شهر يوليو 2012 من تمكين شركة كاتلين الرائدة في مجال التأمين عالميًا من توسيع نطاق الاتصال من غرفة الاجتماعات إلى أي مكان في العالم، لتزويد قواها العاملة وشركائها وعملائها بتجربة الاجتماعات التي توفر اتصالاً وجهًا لوجه دون حدود، بغض النظر عن مكان وجودهم في العالم أو التكنولوجيا أو المعدات التي يستخدمونها.
الإنترنت الثلاثي الأبعاد..الأهم للشركات مستقبلاً
صدر تقرير عن مؤسسة فوريستر ريسيرتش ForesterResearchفي جريدة الشرق الأوسط عام 2008 أن الإنترنت الثلاثية الأبعاد ستكون مهمة للشركات خلال الخمس سنوات القادمة، تمامًا كشبكة الإنترنت اليوم.
وأفاد التقرير أنه في غرفة الاجتماعات الافتراضية يمكن رؤية من هو موجود وغير موجود، وأي ملاحظات أخرى. والنموذج الافتراضي مهم للغاية بالنسبة للمحترفين كالجراحين والمهندسين والمعماريين وغيرهم حيث يمكنهم البحث وإجراء التعديلات وإطلاق التصاميم النهائية.
ومن شأن هذه العوالم الافتراضية القضاء على نفقات التدريب من بعد، وتوفير خبرة عن طريق محاكاة تجارب العمل وتسجيل عمليات التدريب بحيث ممكن عقد دورات متعددة وفي أماكن مختلفة. 
 الاجتماعات الصوتية..من أهم التطبيقات في إدارة الاجتماعات
الاجتماعات الصوتية المعروفة بـCallConferenceهي مكالمة هاتفية يدعو فيها الشخص المتصل أكثر من شخص في نفس الوقت أي مصممة للمكالمات الجماعية. وتوفر الشركات عادة خدمات متخصصة مثل أرقام هواتف أو رموز للمشاركين للاتصال الهاتفي.
وتعتبر الاجتماعات الصوتية الطريقة الأكثر فعالية لتحقيق الهدف مع الحفاظ على الموظفين في مكاتبهم والضغط على الاجتماع في الوقت المحدد.. بالإضافة إلى أنها تحتاج لتخطيط أقل للاجتماع.وهذا النوع من الاتصالات يتيح للشركات عقد اجتماعات افتراضية بين عملائهم وموظفيهم إما داخليًا أو دوليًا من مقر الشركة. وللاجتماعات الصوتية مزايا كثيرة منها:
• أداة فعالة في توفير المصاريف للشركات كتقليل نفقات السفر لأي منطقة خارج نطاق المكتب.
• مرونة عالية عن طريق سهولة التواصل بين موظفي الشركة وعملائهم وجدولة الاجتماعات مسبقًا.
• زيادة الإنتاجية عن طريق تقليل جدول الرحلات المتعبة بالتالي يؤدي إلى تركيز الموظفين في الاجتماع، ويتيح أيضا تسجيل الاجتماع لضمان النتائج والمتابعة لاحقًا.
• كفاءة عالية حيث تمكن الاجتماعات الصوتية دعوة المشاركين عبر البريد الإلكتروني وإرسال رسائل تذكيرية للاجتماع، أو رسائل الجوال.
وكما لهذه التقنية من مميزات هناك بعض الصعوبات عند استخدامها منها:
• قد يعتقد المتحدث بأن الصوت على الصامت ويبدأ التحدث بحرية اعتقادًا منه بألا أحد يستمع له.
• عندما لا يعرف المتحدث في الطرف الآخر بنفسه فلا يعرفه الباقي.
• عندما يطرح سؤال لشخص في الطرف الآخر ولكنه لا يرد إما لأنه غادر الاجتماع أو أن وضعية الصوت على الصامت.
وللحصول على اجتماع صوتي فعال يراعى التالي :
• التعريف بالمتحدث منذ البداية.
• التعريف بهدف الاجتماع.
• التنويع في الصوت حتى لا يكون مملاً.
• عدم مراجعة المعلومات التي طرحت للمتأخرين عن الاجتماع، ممكن إرسالها لاحقًا.
• استخدام أسماء الموجودين في الاجتماع باستمرار أو مناداتهم حتى تتم مشاركتهم.
- إنهاء الاجتماع بوضوح وشكر الجميع.
•إرسال المعلومات المطلوبة للمشاركين بعد الاجتماع مباشرة.
 
MightyMeetingللمحاضرات المستمرة
يتيح هذا التطبيق تحميل العروض التقديمية المحفوظة على صيغة الباوربوينت PPTأو البي دي أف PDFبالطريقة التقليدية أو عبر البريد الإلكتروني على الهاتف الشخصي. ومن ثم أرشفتها وحفظها وإمكانية البحث فيها. وهذا التطبيق يصلح للمحاضرين الذين يطلب منهم تقديم محاضرات باستمرار أو في وقت قصير بالتالي يستطيع الرجوع إلى مكتبة هاتفه وتحميل العروض التقديمية التي يحتاجها في محاضراته.
وطريقة عمله كالتالي:
يتم تحميل المحاضرات على النظام الذي يستطيع عن طريقه فتح ملف الباوربوينت أو البي دي أف في الهاتف الذكي، ومن ثم يحصل كل مشارك على موقع عن طريق البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية، المشاركة في اجتماعات افتراضية، إما عن طريق الهاتف الذكي أو الحاسب الشخصي، حيث يطلع المشاركون على العروض التقديمية التي يقدمها المتحدث ويتحكم فيها عن بعد، بينما يسمع المشاركون صوت المتحدث خلال العرض، وهذا البرنامج متوفر على عدة أجهزة مثل الآيباد والأيفون وأجهزة الإندرويد. ويستفيد منها العاملين في مجال المبيعات بالدرجة الأولى حيث يمكن تخزين العروض ثم الوصول إليها عن طريق أي جهاز متصل بشبكة الإنترنت.
FuzeMeeting لعقد المؤتمرات على الشبكة
يعتبر هذا النوع من الاجتماعات أحد أهم التطبيقات الجديدة في عقد المؤتمرات على الشبكة التي تتيح للمستخدمين تبادل كل شيء على شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بهم ودقة عالية مع أي شخص في أي مكان. وهو برنامج سهل الاستخدام يوفر مرونة عالية لمستخدميه، ويمكن لأي شخص الانضمام إليه في أي وقت.
ومن مميزاته القدرة على الحصول على صورة عالية الوضوح خلال الاجتماع، سهولة الاستخدام، والتنوع في الوسائط التي يمكن تخزينها مثل العروض التقديمية والفيديو والصور والوثائق المختلفة، وإمكانية بث الفيديو عن بعد، حيث يمكن تمثيل المشاركين في الاجتماعات بالصورة والصوت. مع توفر هذا البرنامج في جميع أنظمة التشغيل المختلفة للهواتف الذكية والكمبيوتر.
CiscoWebEx
جودة عالية للبث
يتميز هذا البرنامج مقارنة بغيره بجودة عالية للبث، حيث يوفر خدمة بث الفيديو المتعدد النقاط، مما يجعل تجربة الاجتماع عبر الويب حقيقة كأنها وجه لوجه. كما يساعد المقدم على التفاعل مع العروض التقديمية التي يعرضها عن طريق التدوين عليها أو التحكم بحجم الصورة المعروضة.
وهو متوفر على جميع أنظمة التشغيل للكمبيوتر وأجهزة الآيباد والأيفون.
 
AdobeConnectالاجتماع الافتراضي متعدد الخيارات
برنامج متكامل في مجال الاتصالات والاجتماعات الافتراضية عن بعد من خلال شبكة الإنترنت، حيث يمكن من خلال البرنامج عقد اجتماعات، ومحاضرات، أو إنشاء ملفات متنوعة لنشرها وجعلها أكثر فاعلية بين المستخدمين.
يسمح هذا البرنامج بضم عدد من المستخدمين وتنظيمهم ضمن مجموعات لإنشاء ملفات يمكن مشاركتها مع الجميع بسهولة ويسر. وذلك عن طريق بعض البرامج مثل الباوربوينت pptوأدوبي فلاش.
ومن خصائص هذا البرنامج مشاركة رئيس الجلسة أو المتحدث بشاشة الكمبيوتر وعرضها على الآخرين، والتحاور معهم ومشاهدتهم عن طريق الكاميرا، وإنشاء غرف للاجتماعات مستقلة عن بعضها البعض وإمكانية مشاهدة ما يجري فيها، بالإضافة إلى تحديد صلاحية الدخول، إما إنشاء مستخدمين أو دعوة مستخدمين جدد في أي وقت وبسهولة، بالإضافة إلى الكثير من المزايا.
 
تقنيات أخرى في إدارة الاجتماعات
ومع تطور التقنيات أصبح بالإمكان إدارة الاجتماعات مع فريق العمل أو عقد لقاء مع عميل، أو إجراء المناقشات المختلفة مع الرؤساء في المنزل وذلك عن طريق هاتف محمول ذكي أو جهاز لوحي وإنترنت. ونستعرض الآن أهم التطبيقات التي توفر خدمة إدارة الاجتماعات عن بعد وتساهم في إلغاء قيد الزمان والمكان، ومنها التالي:
الاتصال المرئي VideoConferencing
تعتبر هذه التقنية من أفضل الوسائل الحديثة لعقد المؤتمرات والمحاضرات والاجتماعات متعددة الأطراف، حيث تتميز بالكثير من الخصائص منها:
• المساهمة في خفض التكاليف المترتبة على الاجتماعات.
• التواصل المستمر بين فروع المنشآت والشركات المتباعدة بدون تكبد عناء السفر.
• تستخدم في إجراء العمليات الجراحية الطبية عن طريق الاتصال بأكبر المستشفيات العالمية.
• حفظ الوقت من الضياع جراء السفر والتنقل من مكان إلى آخر لحضور الاجتماعات وغيره.
• إجراء عمليات الاتصال لعدة أطراف في آن واحد سواء كانت دولية أو محلية.
تطبيقات الهواتف المحمولة
شهدت السنوات الأخيرة المئات من تطبيقات الهواتف المحمولة التي يستفيد منها المخططون للاجتماع، حيث يستطيع الفرد تحميل برمجيات كثيرة خاصة بإدارة الاجتماعات من عدة مواقع منها موقع www.meetingaps.comوبرمجيات التخطيط الكامل للاجتماعات وكتابة الملاحظات مثل برنامج PeakMeetingsوالدوريات الخاصة بإدارة الاجتماعات مثل Successfulmeetings.com.
Textingالرسائل النصية
تستخدم الرسائل النصية إما في الدعوة للاجتماع، أو الحصول على معلومات جديدة من حيث تحديد مكان الاجتماع أوتغيير موعده أو التذكير به.
Webالمواقع
يستطيع القائمون على الاجتماعات من تحميل محاضر الاجتماعات المختلفة أو توزيعها عن طريق تخصيص أحد المواقع على شبكة الإنترنت لتلك الاجتماعات. حيث يقوم المشاركون بطباعة محاضر الاجتماعات أو الاطلاع عليها في أوقاتهم الخاصة. مما يؤدي على المحافظة على البيئة والحفاظ على الورق بدلًا من استخدامه في طباعة المحاضر وغيرها.
مواقع التواصل الاجتماعي ودورها في الاجتماعات
أصبح لمواقع التواصل الاجتماعي التي تتزايد شعبيتها عبر العالم يومًا بعد يوم دور هام في إدارة الاجتماعات ومن هذه المواقع التالي:
• التويتر
 يعتبر تويتر أحد المواقع الاجتماعية، وفكرته قائمة على أساس التدوين المصغر، والتواصل من خلال رسائل قصيرة لا تزيد عن 140 حرف. ولقد أطلقت فكرة الموقع شركة Obviousالأمريكية في مدينة سان فرانسيسكو، وجعلته متاحًا لاستخدام الجميع في أكتوبر 2006. وتقوم فكرته على متابعة أخبار الآخرين، مما يؤدي إلى بناء شبكة اجتماعية بين الفرد ومن يتبعهم (Following) ويتبعونه (Followers).
وهو أداة قوية للتواصل الاجتماعي، ممكن تتبعها من قبل ملايين المشاركين وهو مجاني وسهل الاستخدام يحتاج فقط إلى كمبيوتر وإنترنت، وهو أداة للتواصل الكبير والترويج الذاتي بين المتعلمين والمشاركة بمعلوماتهم. بالإضافة إلى تخزين الملفات وإرسال رسائل خاصة مما يساعد على المعرفة التشاركية. يستخدم الموقع في إدارة الاجتماعات وتوزيع المهام والمشاركين في الاجتماع من خلال خدمة المشاريع الجماعية، حيث تعقد الاجتماعات بينهم ويتم إرسال تغذية راجعة وتقييم جهد المشاركين في الاجتماع ومشاركاتهم. ويستخدم التويتر بشكل كبير في المؤتمرات والمشاركة بالمعلومات الخاصة بالمؤتمر، إما قبل المؤتمر أو خلال المحاضرات التي تعرض في المؤتمر حيث يستطيع الحضور أخذ معلومات من المحاضرة نفسها وعرضها على التويتر وطرح أسئلة على القائمين على المؤتمر. وإذا وجد أي خلال في المؤتمر من حيث الصوت أو الصورة يستطيع الحضور إرسال تويت على التويتر على نفس الهاشتاق الخاص بالمؤتمر ويحصل الحضور على تصليح للصوت أو الصورة فورًا.
يستطيع القائمون على المؤتمر توفير إنترنت لاسلكي للحاضرين في المؤتمر حتى يستطيعوا استخدام التويتر في نفس الوقت. بالإضافة إلى تقديم تسجيل مجاني للأفراد الذين يطلبون العمل التطوعي في المؤتمر عن طريق إرسال تويت للهاشتاق المؤتمر.
ويتم استخدام الموقع في المشاريع البحثية حيث تستخدم كأداة عصف ذهني، وتساعد خدمة Twitscoopتويت سكوب في إيجاد المحادثات التي لها علاقة بموضوع بحث معين بالإضافة إلى استخدام Polldaddyبول دادي في عملية إرسال المسوحات للتعبئة من قبل متتبعين الأشخاص على تويتر، مما يساعد في تسهيل عقد اجتماعات بين الأطراف.
ويستخدم التويتر في الكثير من الاجتماعات / المؤتمرات عن طريق إرسال دعوات إما سمعية أو عن طريق الفيديو على الموقع. بالإضافة إلى أنه باستطاعة أي شخص متابعة أي مؤتمر أو اجتماع وكل ما يستجد به من أمور إذا عرف الرمز الخاص بالمؤتمر، أو وضع تعليقاتهم وذلك عن طريق الهشتاق# ثم اسم المؤتمر والبحث عنه حيث عندها تظهر أسماء جميع الأفراد المتابعين للمؤتمر.
لأنها طريقة جيدة للقائمين على المؤتمر أو الاجتماع على الاتصال بالمشاركين في المؤتمر أو المتابعين لأحداثه في حالة نشر أي مستجدات أو تغيير برنامج المؤتمر أو أي مواعيد، أو مواعيد تنقل الزائرين، أو أي معلومات أخرى. أما بالنسبة للشركات العارضة في المؤتمر فهي وسيلة جيدة للإعلان عن مبيعاتهم وعروضهم لعملائهم المتابعين لهم على الموقع كنوع من الدعاية والتسويق بدون تكلفة.
• الفيس بوك
كثيرًا ما يستخدم موقع الفيس بوك لعمل اجتماعات دورية أو شهرية أو حتى سنوية عن طريق إنشاء صفحة على الموقع باسم مثلاً اجتماعات إدارية ويضاف لها المشتركون في الاجتماع. ومن مميزاتها معرفة الأخبار في وقتها، وعقد اجتماعات سواء أكانت مع موظفين داخل المنظمة أو مع من خارجها. حيث تتم مناقشة الأمور اللازمة مع المشتركين والحصول على التعليقات في أسرع وقت، ثم توزيع المهام بشكل سريع. بالإضافة إلى إمكانية استخدام الفيس بوك بعد أي اجتماع لعرض المنتجات الخاصة بالمنظمة.
وهناك الكثير من الأفلام التي تعرض على اليوتيوب وممكن تستخدم في الاجتماعات إما قبل الاجتماع أو أثنائه وذلك لمناقشتها أو عرض المنتج عليها ثم مناقشتها مع الأعضاء المشاركين.
 
كيف نقيم أنظمة الاجتماع البعدي؟
وعلى الرغم من تزايد استعمال أنظمة الاجتماع البعدي، لا يتوفر حاليًا أسلوب موحد لتقييم نوعية الاجتماعات البعدية، أو لتوخي مثل هذه الاجتماعات وتخطيطها على نحو فعال. ومن ثم، تنشأ الحاجة إلى تحديد طريقة متفق عليها لقياس النوعية الإدراكية للخدمات متعددة الأطراف القائمة على المحادثة والتفاعل.
وتاريخيًا، كانت المهاتفة خدمة من نقطة إلى نقطة، في حين أن الاجتماع غالبًا ما يكون عبارة عن اتصال متعدد النقاط حيث يمكن للمشاركين استعمال أنواع مختلفة من الأجهزة للتواصل (فعليًا أو افتراضيًا) مع مكان الاجتماع مثلًا عن طريق الهاتف الثابت أو المحمول أو الحاسوب الشخصي أو بواسطة أجهزة المؤتمر الفيديوي. وللحصول على تقييم جيد لنوعية الاجتماع البعدي، يجب تقييم النوعية التي يدركها جميع المشاركين في المؤتمر.
وهناك أساليب اختبار ذاتي موحدة للعديد من المكونات المستعملة في اجتماع بعدي، مثل مشفرات-مفككات التشفير الصوتي والسمعي بمعدل بتات (ثابت أو متغير) ومعدل الرتل والاستبانة وإلغاء الضوضاء والضوضاء الخلفية وانحطاط التزامن والإرسال.
وتتوفر أيضًا بعض التوصيات بشأن كيفية تقييم التفاعل بين هذه العوامل. ولكن في سياق الاجتماع البعدي، يجب تقييم هذه العوامل في إطار وجود مستعملين متعددين موصلين عبر وصلات يمكن أن تكون لا تناظرية.
  • print
  • email
  • comment
إرسال الموضوع إلى صديق
اسمك: بريدك:
اسم صديقك: بريد صديقك: